Tips for Writing Formal Email (公务电邮）Secondary Level

1．Classifications of Formal Email 公务电邮的分类

	内容类别	拟订主题
1	请求+建议类	建议+什么事
2	投诉+建议类	投诉+什么人+什么事
3	邀请类	邀请+
4	表扬/感谢类	感谢+
5	询问+申请类	申请+

2．Differences between Formal Email and Informal Email    公务电邮和私人电邮的区别

	公务电邮	私人电邮
1．写作方式	新电邮 to compose	回复电邮 to reply
2．拟定主题	根据题目内容自设主题	回复：+原始邮件主题
2．称呼对方	姓+职务	称呼对方：姓名，或名字
3．自我介绍	需要	不需要
4．恭维对方	需要	不需要
4．结尾	谢谢！	祝好！
5．落款	职务 名字+启	名字
6．用词	您好、贵公司、素闻	你好、你、

3．Format 公务电邮的格式 

1	问候	称呼：姓氏 + 职衔 刘经理：
2	自我介绍+ 电邮目的	您好！我是居住在_________________________。今天写电邮给您的目的是要_________________。 例子：我是一名贵餐馆的食客，今日写这封电邮的目的是要投诉贵餐馆服务生态度恶劣，并提出一些建议。
3	内容 举例说明事件	描述服务生的态度恶劣。
4	影响	服务生态度恶劣的不良影响123
5	改善建议	提出建议
6	结束语	恭维的话+谢谢！ 例子：素闻您办事效率高，一直以来尽心尽力地为本区居民服务。因此希望您能考虑我的建议，尽快解决这个问题。谢谢。

4．（二）投诉类

（投诉+建议）

(字数在150以上,占20分)

根据以下的材料写一个电子邮件。发件人的姓名一律用李小星（邮址：lixx@gmail.com）。收件人的姓名一律用张天成（邮址：teotc @gmail.com）。

最近，你的住家楼下经常有一些青少年成群结党，抽烟喝酒，大声嚷嚷，甚至还把电单车骑在人行道上，扰人清梦。

试写一个电邮给邻里警岗的警长，投诉上述状况，并提出解决问题的建议。

5．公务电邮常用的词语

开头的例子：

1. 您好。本人是居住在巴西立大牌75座组屋的居民，今日特致此函专为申诉蚊子滋生的问题并请求采取行动。

2. 您好。本人是学而中学中文学会的会长。今日特致此函专为邀请贵书商前来我校举办书展。

3. 您好。我是居住在新民路打牌21座组屋的居民。近日，我发现住在楼下时常有青少年成群结党，喝酒闹事。今日致函专为投诉此事，并提出我的建议。

结尾的例子：

1．    素闻您办事效率高，从善如流。希望您能接受我的建议。在此致以万二分谢意。

2．    久仰您学问渊博，对推动教育事业向来不遗余力。希望您能够接受我校的邀请。谢谢。

3．    承蒙贵公司捐赠救援物资，本校谨代表灾民向贵公司致以万二分的谢意。

4．    素问贵馆一向积极发扬中华文化，并鼎力支持教育事业，故恳请贵馆赞助场地与活动基金，先此致谢。

恭维对方的例子：

1. 办事效率高，精益求精

2. 从善如流，广纳众人意见

3. 热心公益，鼎力支持各类慈善活动

4. 乐善好施、慷慨解囊

5. 对弱势群体关怀备至

6. 学问渊博、博学多才

7. 对（推动中华传统文化）向来不遗余力

8. 规模庞大、历史悠久、享有盛誉

要求复函与致谢的例子：

1．    恳请贵机构能立刻采取行动，先此致谢。

2．    希望贵校全体师生能踊跃参加比赛，先此谢谢。

3．    希望能早日听到佳音。谢谢。

4．    希望贵局能考虑我的建议。先此致谢。

5．    请于____月____日前回复。本人谨代表全校师生向您致以万二分的写意。

6．    承蒙您拨冗前来演讲，本校不胜感激。

7．    恳切贵公司能接受邀请，前来我校举办书展。

8．    感谢各界慷慨解囊，有钱出钱、有力出力，使得这次的慈善活动圆满结束，本人谨代表大会深表感激。